Parti da una richiesta che si ripete
Individua un’attività che torna spesso: rispondere a domande organizzative, raccogliere gli elementi di una richiesta o trovare una procedura. Descrivi come arriva il bisogno, chi lo gestisce e quale esito è atteso.
Evita obiettivi come “automatizzare tutto”. Un primo perimetro più utile può essere raccogliere le informazioni necessarie prima di passare una richiesta al commerciale. È un esempio: le azioni possibili dipendono dagli strumenti e dalle regole del progetto.
Distingui conversazione, consultazione e azione
Un assistente può conversare con una persona; può anche consultare documenti autorizzati. Un agente collegato a strumenti può preparare o eseguire operazioni previste. Queste capacità richiedono configurazioni e verifiche differenti.
Scrivi separatamente ciò che il sistema deve spiegare, le fonti da cui può ricavare informazioni e le operazioni ammesse. Se un’operazione modifica dati o coinvolge un cliente, definisci anche chi deve confermarla.
Controlla quali fonti sono davvero pronte
Raccogli procedure, descrizioni dei servizi e istruzioni aggiornate. Chiarisci quale versione vale, chi la mantiene e chi può consultarla. Se le informazioni sono distribuite in molti file, può essere utile organizzare prima un Second Brain aziendale.
Una base documentale e il collegamento a un agente sono due parti del progetto: la disponibilità dei documenti non rende automaticamente operative tutte le funzioni AI. Accessi e modalità di consultazione devono essere concordati e collaudati.
Prepara casi normali e casi da passare a una persona
Costruisci un piccolo insieme di richieste realistiche: una completa, una con informazioni mancanti, una fuori perimetro e una che richiede un referente. Per ciascuna scrivi che cosa dovrebbe succedere.
Il risultato atteso può essere una risposta con un riferimento alla fonte, una domanda di chiarimento o il passaggio al team. Non tutti i casi devono finire con un’azione automatica: il comportamento giusto dipende dal processo.
Definisci come verificare l’utilità
Prima del progetto annota come viene gestita oggi l’attività. Concorda poi che cosa osservare: completezza delle richieste raccolte, correttezza dei riferimenti, casi risolti nel perimetro e passaggi al referente.
Un miglioramento si dimostra confrontando osservazioni coerenti nel tempo. Tempi risparmiati e risultati commerciali richiedono una misura: non sono conseguenze automatiche dell’introduzione dell’AI.
Concorda realizzazione, setup e continuità
La proposta deve distinguere analisi, sviluppo, integrazioni, setup e condizioni di accesso alla piattaforma. Definisci chi seguirà il sistema, chi aggiornerà le fonti e come verranno gestite le evoluzioni.
EasyVox indica un riferimento orientativo di 4–6 settimane per un agente AI su misura, da confermare dopo l’analisi. La consulenza gratuita può svolgersi presso l’azienda a Padova e provincia, in sede su appuntamento o in videochiamata.